商業施設の館内で展開するリーフレットやWebの掲載情報について、「掲載しているすべての店舗に確認をとりたいが、店舗数・確認事項が多く困っている」というご相談。掲載期間や掲載に関わる注意事項など店舗への確認事項は意外と多く、また、店舗ごとにやりとりが必要になるため、数が多いと大変な作業になります。アルタイルでは、店舗の連絡先や掲載内容に対する修正の有無、やりとりした日時まで、すべてを一元管理することで漏れなく店舗校正を行います。
リスト化から校正用紙の作成、確認・回収まで
店舗情報を漏れなく管理！
店舗校正を行う際に必須なのが、店舗の連絡先や情報をまとめたリスト。アルタイルでは、そのリストに店舗校正を送った日付や修正の内容、最終OKが出た日付などをまとめることで、膨大な数の校正であってもすぐに状況確認ができるようにしています。
また、店舗側へ校正用紙を提出する際は、ただ掲載内容を送るのではなく、掲載内容と一緒にさまざまな注意事項や確認事項、締め切り日や確認者のサイン欄などを記載。確認する側が校正用紙を見るだけですべて把握できるように工夫しています。
店舗へ校正依頼を行う弊社の担当者が複数人になる場合は、校正用の専用メールアドレスを設けて情報共有します。専用メールアドレスを使用することで確認漏れを防ぐことができるうえ、担当者不在時でもメールの内容を確認できるため、スムーズなやりとりが可能に。スケジュールの都合上、店舗校正は短期間で進めなければならないことが多いので、正確な情報を間違いなく集約できるよう、さまざまなツールを駆使しながら進めています。
割引や特典情報を掲載する商業施設Webサイトの場合
商業施設内の180店にもおよぶ店舗の割引情報や特典情報の校正を担当しました。店舗情報や掲載情報、校正スケジュールなどをまとめたリストは、クライアント様とクラウドで共有。いつでもWeb上で最新リストを確認できるようにしていたため、電話やメールなどのやりとりは最小限に抑えながらもスムーズな情報共有ができました。
また、校正の回収後やWeb展開開始後に店舗や施設担当者様からの急な内容確認依頼も多々あったため、問い合わせにすぐに対応できるよう、店舗からのお戻しは修正があってもなくてもすべてPDFにて保存。必要があればそれをお見せすることで、店舗間との認識のズレが生じないように徹底していました。
館内イベント用リーフレットにて掲載する場合
商品画像はもちろん、商品の紹介文や販売価格、販売期間、必要に応じてリリースへの掲載許可等もまとめて校正用紙に入れ込むことで、店舗担当者様に負担がない分かりやすい校正依頼を心掛けています。
修正があれば再度修正済みの校正用紙をお送りし、担当者様よりOKを頂けるまでやりとりすることも。認識の違いがないよう、徹底した内容確認を行います。
